Il problema
Una scuola privata con 3 sedi in Italia riceve ogni giorno decine di richieste di informazioni:
- Costi dei corsi e agevolazioni
- Programmi didattici e requisiti di ammissione
- Possibilità di open day e colloqui individuali
- Modalità di iscrizione e scadenze
Le richieste arrivano tramite form, email e soprattutto via telefono, con picchi in periodo di iscrizioni.
Ogni sede ha una sola persona al centralino, che non riesce a rispondere a tutte le chiamate né a richiamare i lead in tempi brevi.
Il team vendite (3 persone in totale) è impegnato tra follow-up, call commerciali e supporto alla segreteria.
Il risultato: lead caldi persi, richieste senza risposta e percezione di disorganizzazione.
La soluzione: un AI Lead Screener Agent integrato nel flusso di contatto
Reesonance progetta e attivata un AI Agent specializzato nella gestione lead inbound, capace di:
- Intercettare le chiamate in entrata
L’agente voice risponde al posto del centralino, accoglie il lead, comprende l’intento (es. “vorrei sapere quanto costa il corso X a Milano”) e inizia la qualifica automatica - Gestire il primo livello informativo su programmi, costi e requisiti
L’agente è addestrato su materiale ufficiale della scuola e fornisce informazioni accurate, complete e coerenti con la sede selezionata - Prenotare in autonomia un contatto con il consulente giusto
Se il lead è interessato, l’agente propone slot disponibili per una call con il referente commerciale della sede, aggiornando CRM e calendario - Processare in parallelo email e form
L’agente legge i messaggi in arrivo, risponde alle domande più frequenti e propone appuntamenti in modo automatico
Il team commerciale riceve solo lead già qualificati, con dati completi e contesto raccolto. Il centralino umano si occupa solo dei casi particolari.
Cosa cambia
L'implementazione di un AI Lead Screener trasforma il processo di gestione dei contatti, rendendolo più efficiente e orientato alla conversione. I benefici sono concreti e misurabili:
- Riduzione del 30-50% del tempo speso dal team di vendita in chiamate di routine e di basso valore, permettendo loro di concentrarsi su trattative complesse e di maggior valore.
- Aumento della qualità dei lead che arrivano al team commerciale, riducendo il tempo speso a parlare con contatti non qualificati e portando a una potenziale crescita del 15-25% del tasso di conversione delle iscrizioni.
- Miglioramento dell'esperienza utente, con risposte immediate e disponibili 24/7, aumentando la soddisfazione e la percezione di modernità della scuola.
Perché funziona?
Perché l’agente è progettato per fare screening intelligente, non solo rispondere al telefono.
Comprende il contesto, fornisce risposte pertinenti e guida il lead verso un’azione chiara (prenotare, inviare documenti, ecc).
E lo fa su tutti i canali: voce, email, sito — mantenendo sempre coerenza e tracciabilità.
Cosa comporta realizzare un progetto come questo
Automatizzare la gestione lead per una scuola multi-sede è un progetto di orchestrazione AI + flusso commerciale.
Cosa serve davvero:
- Materiale informativo strutturato e aggiornato
Programmi, costi, calendari, agevolazioni, FAQ: l’agente deve apprendere da fonti reali e condivise. - Accesso a CRM, sistemi di prenotazione e calendario
L’agente deve poter creare lead, aggiornare contatti e proporre appuntamenti reali ai consulenti. - Voice AI + canali asincroni (email, form, chat)
Il valore emerge quando l’agente è attivo su più fronti, non solo al telefono. - Regole chiare per la qualificazione
Chi passa al commerciale? Chi riceve solo info? Quando attivare un operatore umano? Tutto va modellato insieme.
Perché scegliere Reesonance per questo tipo di automazione
Reesonance non ti propone un IVR o un chatbot generico, ma costruisce un AI Lead Screener su misura per la tua struttura e il tuo processo di iscrizione.
- Adattabile su 1 o più sedi
- Addestrabile su contenuti specifici
- Integrabile con sistemi esistenti (CRM, form, calendari, ecc)
