Il problema
Una catena alberghiera con 6 strutture riceve ogni giorno decine di richieste via email, form e telefono:
- Richieste di disponibilità per gruppi o famiglie
- Preventivi personalizzati per soggiorni business
- Domande su policy, servizi extra, late check-out
- Modifiche a prenotazioni già effettuate
Il team booking, composto da 3 persone, è costantemente in affanno. I tempi di risposta superano spesso le 24 ore, con conseguente perdita di conversioni.
Ogni richiesta richiede la consultazione di 3-4 sistemi (CRM, PMS, fogli Excel, email), generando confusione e ritardi.
La soluzione: un AI Booking Agent progettato su misura
Reesonance progetta e attiva un AI Agent verticale per l’ufficio booking, in grado di gestire l’intero flusso delle richieste in modo intelligente e semi-automatico:
- Analisi automatica delle email e dei form: l’agente interpreta la richiesta, estrae le informazioni chiave (data, struttura, numero ospiti, necessità speciali) e apre un ticket pre-compilato
- Verifica della disponibilità e proposta di alternative: l’agente interroga il sistema PMS in tempo reale e propone opzioni coerenti, incluso upgrade o promo attive
- Generazione di preventivo personalizzato: il sistema compone l’offerta in base a regole definite, allega PDF e invia risposta via email o messaggistica
- Assistenza pre-soggiorno: a pochi giorni dall’arrivo, l’agente invia una mail automatizzata con info utili, recap e upsell (es. navetta, spa, cena)
Il team umano può intervenire sui casi più complessi, ma l’agente copre l’80% delle richieste standard.
Cosa cambia
L'implementazione di questo AI Agent trasforma radicalmente l'efficienza e la qualità del servizio di prenotazione. I vantaggi sono immediati:
- Riduzione del tempo di risposta alle richieste di almeno il 70%, con la possibilità di rispondere in tempo reale 24/7. Questo porta a un aumento del tasso di conversione delle richieste in prenotazioni.
- Diminuzione del 50-60% del carico di lavoro manuale del team, che può così concentrarsi su richieste complesse, clienti VIP e up-selling di servizi aggiuntivi.
- Aumento della soddisfazione del cliente, che riceve una risposta immediata e precisa, rafforzando la fiducia nell'azienda.
- Maggiore competitività sul mercato, offrendo un servizio di booking più rapido ed efficiente rispetto alla concorrenza.
Perché funziona?
Perché l’agente non è un chatbot generico: è un assistente addestrato su regole, listini, policy e stile comunicativo dell’azienda.
Conosce le regole tariffarie, sa proporre soluzioni, aggiorna i sistemi e comunica in modo professionale e naturale.
Cosa comporta realizzare un progetto come questo
Un agente AI per un booking office è un progetto su misura, che unisce logica di business, conoscenza operativa e integrazioni tecniche.
Cosa serve davvero:
- Accesso ai sistemi di gestione (PMS, CRM, listini, regole interne)
L’agente deve potersi connettere, leggere disponibilità, tariffe, restrizioni, note di prenotazione. - Definizione delle logiche decisionali
Quali risposte dare? Quando proporre un’alternativa? Che margine usare? Ogni hotel ha policy diverse — l’agente va addestrato su queste. - Gestione multicanale integrata
L’agente può rispondere su email, WhatsApp, form o integrazione sito: ma serve una regia centralizzata, per non generare silos. - Supervisione e aggiornamento costante
Nuove promo, cambi stagionali, eventi… L’agente deve poter apprendere o essere aggiornato dal team ogni mese.
Perché scegliere Reesonance per un progetto come questo
Reesonance non ti propone un bot da pluggare al sito, ma progetta un agente che conosce il tuo business, rispetta il tuo tono, si integra nei tuoi flussi.
Non sostituisce il team booking: lo rende più veloce, preciso e focalizzato.
- Agente costruito sulle tue regole
- Risposte in tempo reale o semi-automatiche
- Integrazione con sistemi esistenti
